関数が書けない経理担当だった私が、ChatGPTで乗り切れるようになるまで

毎月の売上集計や顧客リストの整理に多くの時間を取られていました。
「関数が複雑で組めない」「データを見ながら文章にまとめる作業が地味に時間を食う」という悩みが、ChatGPTと組み合わせることで大きく軽くなった経験を、実際の使い方とあわせて紹介します。

エクセルに苦手意識を持ったまま経理担当になった

もともと数字やエクセルが得意なタイプではなく、経理の仕事を任された当初は不安の方が大きかったです。
関数を覚えようと本を買って勉強したこともあるのですが、いざ実務で応用しようとすると当てはまる関数が分からず、結局は毎回同じ担当者に聞きに行くという状態が何年も続いていました。

関数を覚える代わりに、日本語で頼むようになった

「B列に売上、C列に目標値が入っています。
達成率を%で出す関数を教えて」のように、列の内容と目的を具体的に伝えるだけで、そのまま使える式を教えてもらえるようになりました。
関数名を検索する時間が、そのままChatGPTへの質問に置き換わったイメージです。

思った通りに動かないときの聞き方

式がうまく動かないときは、表示されたエラー内容や実際の数値をそのまま伝えて「この結果になったが、原因が分かりますか」と聞き返すようにしています。
前提が明確なほど、原因の切り分けまで一緒にやってもらえることが多いです。
以前は#REF!のようなエラー表示を見るだけで動悸がしていましたが、今はエラー内容をそのまま貼り付ければよいと分かってから、恐怖心がかなり和らぎました。

手動での連携から始めた

最初はスプレッドシートの内容をコピーして貼り付け、要約や分析を依頼する「手動連携」だけで十分でした。
慣れてきたら、拡張機能(アドオン)を使ってChatGPTの回答を直接シートに反映させる「自動連携」も試すようになりましたが、まずは手軽な方法から始めるので問題ありません。

実際に効果を感じた場面

毎月の経費精算データをまとめ、「今月の経費の中で、前月と比べて大きく増えている項目を教えて」と依頼すると、数字を睨みながら手作業で比較する時間がなくなりました。
異常値の見落としを防ぐダブルチェックの役割としても頼りにしています。

ピボットテーブルの代わりに使うようになった

これまで苦手意識が強く避けてきたピボットテーブルという集計機能も、「部署別・月別に経費を集計した表を作りたいが、どう組めばいいか」と相談すると、手順を一つずつ教えてもらえるようになりました。
実際に手を動かしながら教わることで、いつの間にか自分でも簡単な集計であればピボットテーブルを組めるようになっていたのは、思わぬ副産物でした。

データを渡すときに気をつけていること

個人情報や機密情報が含まれていないかは必ず確認してから渡しています。
顧客の氏名や連絡先、社外秘の売上データはそのまま貼り付けず、仮の名前に置き換える、数字を丸めるといった配慮をしてから利用するようにしています。
社内でセキュリティ研修を受けた際にも同じ内容を改めて注意され、日頃の癖として徹底するようになりました。

大量データは分割して渡す

一度に何百行ものデータを貼り付けようとすると、処理しきれなかったり回答が不正確になったりすることがありました。100行程度など適度な単位に分割する、あるいは先に集計だけをスプレッドシートの関数で済ませてから結果だけを渡す、という役割分担がうまくいきやすいと分かりました。

うまくいった依頼文はメモしておく

「あのとき、どんな依頼の仕方をしたら関数がうまく動いたか」を後から振り返りたくなる場面がよくあります。
うまくいった依頼文や関数式はスプレッドシートの備考欄にコピーして残す習慣をつけたことで、自分だけの「よく使う依頼文集」ができ、次に似た作業をする時間が大きく短縮されました。

グラフ選びの相談にも使える

「月別の売上推移を見せたいのですが、どんなグラフの種類が適していますか」と相談すると、棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフそれぞれの向き不向きを教えてもらえます。
作った後も「見やすくするための改善案を教えて」と聞くことで、軸の設定や色分けのアドバイスをもらっています。

上司への報告資料にも活用の幅が広がった

集計した数字をそのままグラフにするだけでなく、「このグラフから読み取れる傾向を、上司への報告用に3行でまとめて」と頼むようになってから、報告資料の作成時間がさらに短縮されました。
数字を読み解いてコメントを添える作業は、以前は集計作業と同じくらい時間がかかっていた部分だったので、この使い方に気づいてからの変化は大きかったです。

同僚に教えて分かった、自分の成長

後輩から関数について相談を受けたとき、以前なら自分も分からず一緒に困っていたはずが、「こう聞くとChatGPTが教えてくれるよ」と質問の仕方ごと教えられるようになっていました。
ツールに頼っているだけのつもりが、いつの間にか自分自身も数字の扱い方に詳しくなっていたことに、自分で一番驚いています。

上司に使い方を説明したときの反応

ChatGPTを業務に取り入れていることを上司に相談したところ、最初は「本当に数字を任せて大丈夫なのか」と懐疑的な反応をされました。
そこで、AIが提案した関数の式を必ず自分の目で確認してから使っていること、機密情報は入力していないことを具体的に説明したところ、徐々に理解を得られるようになりました。
今では上司自身も簡単な集計作業で使うようになっています。

研修で学んだセキュリティの知識が役に立った

会社のセキュリティ研修で、個人情報の取り扱いに関する基本を学んだことが、ChatGPTを使う上での判断基準にもそのまま活きています。
研修で習った「本当にこの情報を外部に渡してよいか、一度立ち止まって考える」という姿勢は、AIツールを使う場面でも変わらず大切な心構えだと感じています。

同業の知人と情報交換して分かったこと

経理職の知人何人かとこの話をしたところ、同じように関数への苦手意識を抱えている人が多いことが分かりました。
中には自分より先にChatGPTを活用していた人もいて、「大量データはまず件数を絞ってから渡す」といった、自分では気づいていなかった工夫を教えてもらえたこともあります。
同じ悩みを持つ人同士で情報交換する場を持つことの価値を、この経験を通じて実感しました。

関数以外にも頼れる場面が増えた

関数の相談だけでなく、決算期の忙しい時期には「この作業を効率化する方法はないか」と相談するようにもなりました。
マクロという、作業を自動化する仕組みについても存在すら知らなかったのですが、「毎月同じ手順で行っているこの作業を自動化したい」と伝えたところ、簡単なマクロの組み方まで教えてもらえました。

関数の壁を越えた先に、こんな便利な仕組みがあったのかと、視野が広がったのを覚えています。

紙の資料をデータ化する作業でも助けられた

手書きの伝票をエクセルに入力し直す作業でも、「この入力ミスをチェックする方法はありますか」と相談したところ、重複チェックや異常値の検出方法を教えてもらえました。これまで人の目だけに頼っていたチェック作業に、もう一つの目が加わったような安心感があります。

数字への苦手意識そのものが薄れてきた

ChatGPTと一緒に作業を重ねるうちに、数字やデータそのものに対する苦手意識が以前より薄れてきたように感じています。
分からないことがあってもすぐに相談できる相手がいるという安心感が、心理的なハードルを下げてくれたのだと思います。

他部署からも相談されるようになった

経理での活用が社内で知られるようになると、総務や営業部門からも「うちの集計作業でも使えないか」と相談されることが増えました。
部署をまたいで似たような悩みを抱えている人が多いのだと気づき、簡単な使い方を共有する小さな勉強会を開いたこともあります。

今後試してみたいこと

まだ手をつけられていませんが、複数のスプレッドシートをまたいだ集計や、外部データとの突き合わせ作業にも活用できないか、今後試していきたいと考えています。

資料の見せ方にも変化があった

数字を集計するだけでなく、「この結果を上司が一目で理解できるように、要点を3つにまとめて」と依頼することで、報告資料の見せ方そのものも工夫できるようになりました。
集計作業だけでなく、伝え方まで含めて相談できる相手ができたことが、地味に大きな支えになっています。

後輩の育成にも活きている

新しく入った後輩に業務を教える際も、ChatGPTへの相談の仕方ごと伝えるようにしています。
自分が最初につまずいた部分を先回りして共有できるので、以前より育成にかかる時間も短くなったと感じています。

振り返って感じる、一番の変化

関数を覚える時間そのものが不要になったわけではありませんが、必要なときにすぐ頼れる相手がいるという安心感が、日々の業務のストレスを大きく減らしてくれています。
数字を見るたびに身構えていた頃と比べると、今の方がずっと落ち着いて仕事に向き合えていると感じます。

今では新しい依頼をChatGPTに投げる前に「これは自分で覚えるべきことか、任せてよいことか」を一瞬考える癖もつきました。
この線引きの感覚こそが、ツールと長く付き合っていく上で一番大切な部分なのかもしれません。

まとめ

• ChatGPTとの連携は、まず手動のコピー&貼り付けから気軽に始められる
• 列の内容と目的を具体的に伝えるほど、そのまま使える式が返ってきやすい
• ピボットテーブルのような複雑な機能も、手順を教わりながら身につけられる
• 個人情報や機密情報の扱いには十分注意する
• うまくいった依頼文はメモに残し、次回に使い回す

まずは今使っているスプレッドシートの中から、一番時間のかかっている集計作業を1つ選んで相談してみてください。